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把握六个环节,让会务工作提质增效

发布时间:2022-09-12 10:00:13 来源:网友投稿

下面是小编为大家整理的把握六个环节,让会务工作提质增效,供大家参考。

把握六个环节,让会务工作提质增效

 把握六个环节,让会务工作提质增效

 

为适应新形势新任务新要求,我们在会务服务工作中持续探索创新,打造形成“谋划—梳理—检查—应变—总结—推动落实”的工作闭环,提升会务工作标准化、规范化、信息化水平,不断提高省委会议服务保障质效。

1、科学统筹谋划

充分的会前准备工作是会议圆满顺利的重要保证。我们注意抓住“六个要素”,综合考虑、深入研究、精心筹划。

落实中央要求。

切实提高政治站位,在起草方案、提出建议、设计环节的阶段,首先从政治上考量和把握,对标对表中央要求,不断提高政治判断力、政治领悟力、政治执行力。

比如,党章和地方党委工作规则明确要求,全会每年至少召开2次,地方党委常委会会议一般每月至少召开2次,那么就不能不开或只开1次。有些表彰评比、纪念活动,不一定非得开会才能体现重视、推动落实,就按“可开可不开的会一律不开”的要求落实。

同时,工作中注重从新闻报道里,研读、领会党中央重要会议服务保障的做法和安排。比如,全省抗击新冠肺炎疫情表彰大会,体现站位举国抗疫大局,议程上设置默哀环节;
围绕弘扬伟大抗疫精神,礼遇受表彰代表,组织骑警开道接送,会场电子屏亮出“向抗疫英雄致敬”等标语,进场通道铺设红地毯、安排代表前排就座,让代表感受荣誉和礼赞。

把握实际需求。紧紧围绕省委中心工作,准确全面领会领导意图,力求通过召开会议推进具体工作、解决突出问题、达到务实目的,让会务工作更加聚焦、实际效果更加彰显。

比如,省直部门报送的全省专项工作会议方案,会期安排一天,议程设置了主要领导讲话、分管领导总结、表彰授牌、分组讨论、典型交流发言等,还请地市领导到省上参会。对此我们作了优化调整。考虑是专项工作会议,会期压缩至半天,不安排分组讨论,地市领导通过视频参会,视频会议开到县一级。议程分两阶段:第一阶段安排表彰授牌、主要领导讲话;
第二阶段由分管领导主持召开,安排交流发言并作具体部署。这样既能一竿子插到底,议程也更加紧凑,节约了参会对象时间。

参考以往经验。以往积累的服务保障工作经验是宝贵财富。我们注重建章立制,对常规性会议服务保障工作,及时进行总结梳理,在此基础上,制定会务工作规程,并根据形势持续改进完善。会务工作中,有规矩的按规矩,没有明文规定的按惯例,没有惯例的加强请示报告。同时对工作惯例和请示事项,适时梳理提炼,形成制度规范。

统筹规范标准。全省性会议,必须上下同心、通力合作。围绕服务保障省党代会、省委全会,统筹梳理各团(组)服务保障工作事项,列出清单供各团(组)工作人员参考,形成标准一致、规范优质的服务。围绕服务保障全省视频会议,从会场布置、会场组织、会场纪律、保密要求等方面,对市县分会场作出提示、进行统一,让视频会议会务工作有章可循。

注重学习借鉴。加强与兄弟省(区、市)党办的联系沟通,在共同遵守保密纪律的前提下,开展经常性的业务交流。比如,综合各省(区、市)做法,我们对省委全会分组讨论作了优化,按照每位参会代表发言10分钟计算组别和人数;
每组安排2位召集人主持讨论,专门起草分组讨论主持词,明确会议纪律、发言要求。会前,省委主要领导召开召集人会议,对开好会议提出要求,确保会议取得预期成效。

创新保障形式。主动研究疫情防控常态化形势下会务工作的特点和规律,创新“云”会议活动服务保障工作。健全完善全省视频指挥平台系统,实现了视频会议和应急指挥、工作会商、督查调度、调研培训等应用功能,很好地满足了省委会议活动的需要。

2、全面细致梳理

牢牢牵住细节这个“牛鼻子”,一丝不苟、严谨细致、精益求精,于细微之处见精神、显水平。

任务清单化。对照会议方案,像过电影一样,将会议方案分解为具体的工作任务,每一个环节先做什么、后做什么,一条一条列出来,清单具体明确,会务落实就更易做到周全到位。

分工明确化。会务工作不怕繁、不怕急,就怕打乱仗。我们在任务清单中明确各项任务的目标要求、完成时限、承办人员,分发各组各模块工作人员,做到“三个知道”:知道自己该干什么、知道别人在干什么、知道下一步应干什么。

应用信息化。利用电子政务内网,搭建会议管理系统,实现会议通知“一次录入、精准通知”,参会反馈按时留痕,参会情况电子审核。此外,还开发了信息化候会系统、归档系统,会议组织更加有序高效,工作效率不断提高。我们还拟制了视频会议画面调度脚本,对开好视频会议起到了很好作用。

3、精准规范检查

规范细致的检查是会务工作的重要环节,关键是不嫌其小、不惧其碎、不厌其烦,大处着眼、小处着手,及时发现问题、排除隐患、优化安排。

严格把好政治关。建立省委常委会会议等省委重要会议的准备会制度。由省委秘书长牵头组织省委办公厅有关领导和处室,对上会文件材料进行政治把关。

对照清单落实。制定会务工作流程检查单,按照会前、会中、会后三个节点,细分会议通知、通知落实、会议材料、会议报到、会场布置等18个大项,食宿、席次、温度等88个子项的具体工作,“点单”式逐一落实。

开展全要素演练。在会议前期组织筹备中,根据工作情况,适时召开各工作小组碰头会和对接会,对照工作任务及工作流程,落实各组工作进展情况,协调解决工作中遇到的困难和问题。会期较长的大型会议活动,在会议召开期间,坚持每天召开各工作小组碰头会,及时沟通工作情况,对第二天各项工作进行对接核查、查漏补缺,确保工作不出任何疏漏。

4、从容有序应变

会议进行过程中经常会面对突发状况和临时任务,必须深入细致观察、积极主动思考、审慎稳妥处置。

眼里有活。“服务无止境、事事有学问。”做会场上的有心人,善于观察琢磨,领会每个环节还需要做点什么,发现会前难以发现的问题和情况。

眼明心细。“眼观六路、耳听八方。”会议开始后始终保持高度警惕,时刻观察整个会场的状况。重点关注主持人、领导同志的需求、指示指令。时时感受会场环境,包括温度变化、音控调节、视频画面等情况,积极主动查找问题、及时作出反应。

眼疾手快。“今天再晚也是早,明天再早也是晚。”已经明确的会务工作,不等不拖,尽量往前赶,争取时间和主动。要保持严谨细致,紧绷防错防漏这根弦,避免忙中出错。

5、认真深入总结

注重把总结的意识贯穿到会前、会中、会后服务保障的全过程,养成收集思想火花、点滴经验的习惯。

建立工作备忘。“好记性不如烂笔头。”承办每一场会议在电子文件夹建档时,新建“备忘”文档,将会议方案酝酿起草、通知落实、协调对接等过程中的工作细节、特殊安排、事项提醒、代表建议等信息及时录入。这样做既能减少疏漏,又可以累积经验,对今后保障同类会议大有助益。

进行会后点评。坚持“一事一点评”“一会一总结”,或会后现场碰头交流,或集中全体同志简短点评,或在线讨论,第一时间互相讲问题、寻漏洞,找原因、提建议,这样记得牢、改得快。

汇总拾遗补阙。利用厅机关会议管理系统,将会务工作全过程的领导要求、改进建议、典型做法等进行梳理提交,形成工作资料,达到警醒分享、改进提高的效果。一段时间分类汇总,建章立制,形成长效的工作规矩规范和制度机制。

6、推动工作落实

做好会前准备、会中服务、会后总结,再加上“推动落实”这一环,构建起整体会务工作闭环,服务保障会议议定事项从“纸面”落到“行动”、变为“现实”。探索实行“一套机制、一张表格、一份报告”进一步推动会议确定具体事项的落实,确保会议结果落地生根。

一套机制,即省委部署事项落实工作机制。对落实哪些事项、怎么落实、谁来落实、落实结果怎么反馈等,作了规范,明确“收集汇总—分解立项—落实反馈”的工作流程和请示报告程序。

一张表格,即省委工作部署事项登记表。一是准确记录省委工作部署事项;
二是围绕省委中心工作,根据轻重缓急,突出重点、分门别类梳理汇总,并按照属地原则和领导、部门职能分工,提出办理落实工作建议;
三是层层把关审核,经领导审定后,印送相关地方、部门。

一份报告,即反馈落实情况报告。定期对相关单位反馈的落实情况进行汇总梳理,形成书面材料送厅领导审核后,报省委领导。对一些长效工作,还要进行过程跟踪,对过程进展进行收集汇总并报相关领导。紧急任务及时专项梳理呈报。

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