秘书工作者怎么才能把话说好?【完整版】
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秘书工作者怎么才能把话说好?
秘书工作者作为领导的参谋和助手,要经常同各方面的人打交道,要上传下达,请示汇报,洽谈工作,调查采访,接待来宾来访等,如果缺乏一定的表达能力,“茶壶里煮饺子——有货倒不出”,就不能发挥好沟通、参与、协调和组织作用。因此,把话说好是秘书工作者的必备素质。秘书工作者提高说话能力有哪些要诀呢?
借鉴别人,完善自己
多方借鉴,学习他人的说话技巧,是练就真功夫的必经之路。同时,对平日语言表达遇到的困难和障碍,找出主客观原因,然后对症下药,加以克服。比如,自己见到别人时总觉得无话可说,为什么呢?是因为害羞、怯场、自卑?还是对自己期望过高担心说不好?还是不习惯与陌生人讲话?还是因为有过失败的经历,“一朝被蛇咬,十年怕井绳”?只要找准问题的症结,一步步完善自己语言表达中的不足,就一定能提高自己的口头表达能力。
把握特征,灵活运用
善于表达的人,在谈话、演讲、作报告中,常能出口成章、妙语连珠、恰到好处。其原因往往在于,他们掌握了语言表达的基本规律,以及行业内表述的特殊要求,他们懂得如何运用词、句以及音调、动作等方式感染听众。
秘书工作者需切实掌握语言艺术的基本特征,比如:语境特征、心理特征、表达特征等。以语言表达文明有礼貌为例,秘书工作者应多用“您好”“请”“谢谢”“再见”等文明用语,多用询问、征求意见的语气与人交流,称谓要得体,动作要自然大方,表情要真实亲切。
先听后讲,有的放矢
把话说好的人,也应是一个善于聆听的人。善于聆听是建立良好关系的前提,是洞察他人心理的方法,有利于把话说好。
秘书工作者在平时要注意多留心聆听他人说话,倾听各种意见、要求、反映,从而准确进行上传下达。如果不顾场合乱说话,只凭一时嘴巴痛快,搞不好会捅娄子,甚至造成不良后果。
聆听是一种艺术,秘书工作者听人说话,要诚心诚意、专心致志,有耐心、细心,这是工作的要求,也是对他人的尊重。
三思而言,说话得体
把握好说话的对象、场合、时机、心境,应做到以下几点:
明确交流的对象。向领导汇报工作,就要了解领导听汇报的习惯,是要求慢慢细说,还是简要概述。面对不同的交流对象,应该在沟通方式、表达内容上都有所区别。
看清说话的场合。“到什么山上唱什么歌”,秘书工作者说话时必须考虑时间、地点和气氛,语言表达应与周围环境气氛相协调。
选择说话的时机。在特定的场合中,哪些话能讲,哪些话不能讲,哪些话什么时候讲,要看当时的具体情况,依据说者的感觉和经验而定。
注意听者的心境。秘书工作者说话时,应把对方当时的心境作为一个基本前提加以考虑。善于察言观色,注意方式方法。
抓住机会,强化锻炼
能说会道尽管与人的天资有关,但并不绝对。关键是靠后天的努力锻炼。
秘书工作者提高语言表达能力,除了参加培训、学习,还应该在实践中多锻炼。领导要多为秘书工作者创造锻炼机会,秘书工作者也不应放过任何一个可以提高表达能力的机会。纵是长了一张“巧嘴”,倘若经常沉默不语,其语言表达能力也会不知不觉地衰退。
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