老秘论道：如何防止公文管理混乱【完整版】

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老秘论道：如何防止公文管理混乱

在公文管理的整个流程中要尽量把握三个原则：一是统一实施。要设置专门的部门，指定专门的人员，统一负责相关工作。二是一办到底。在发文办理中，起草文稿的人员要负责整个流程中文稿的传递，一般情况下不要中途转交给其他人。在收文办理中，签收、登记、初审、承办、传阅、催办一般也由一人一办到底，便于全面掌握公文的去向和进度。三是明确责任。谁起草谁负责，谁审核谁负责，谁签字谁负责。

【案例】

某单位，日常对外发文，主要由各承办处室根据各自业务工作自己拟写文稿、送分管领导签批，重要文稿送主要领导签批，自行打印出正式文稿后，送单位办公室统一登记盖章，然后由各处室自己送至相关受文单位。该单位在收到外来文件时，将上级单位、平级单位发来的“会议类”“活动类”以及一些涉及面单一的文件交由办公室甲同志登记处理，将上级单位、平级单位发来的其他类型的文件交由办公室乙同志登记处理，将直属单位上报的文件交对口处室登记处理。在对外来文件的办理过程中，有的文件由办公室甲同志填写“文件处理单”，提出拟办意见，交办公室主任签字；
有的文件直接由办公室主任提出拟办意见。办公室将提出拟办意见的文件送分管领导、主要领导签字，在主要领导签批了明确办理意见后，具体承办处室又在领导签批的意见下面层层签写相关办理意见，处长签给副处长、副处长签给科长、科长签给科员。

【问题分析】

案例反映的是单位内部对公文管理不规范的问题。主要问题有三个方面：

（1）该单位没有专门的公文处理机构，没有专门的公文印制机构，公文由各处室自己打印。

（2）该单位没有规范的公文管理制度。发文办理和收文办理的程序环节不完整、顺序不对。发文处理过程中，没有履行复核、登记、校对、核发等程序。

（3）该单位在公文管理中违背基本的工作原则。

一是违背了统一归口的原则，由多人分头负责外来文件的处理；
二是违背了以主要领导签批意见为准的原则，在主要领导签批意见后，具体落实人员又层层签意见。

【正确做法】

（1）在发文处理中，各处室起草完文稿后，经处室负责人及机关领导签字，应送专门部门复核（一般是办公室负责复核），复核后到专门部门登记编号（一般是办公室负责登记编号），登记后送统一的机构印制（单位内部要设立文印室负责统一印制公文），正式印制前要打印清样由专人进行校对，校对无误后按规定份数印制，印制完成后送专门部门盖章（一般是办公室负责盖章），盖章后的正式公文留两份和有领导签批的原稿一起归档，其余的按规定途径核发。即整个流程为：起草文稿—处室负责人及机关领导签字—专门部门复核—专门部门登记编号—文印室印制（印制过程中要校对，可由起草者自己校对，也可以由办公室专人校对）—办公室盖章—归档、核发。

（2）在收文处理中，所有的外来文件一般统一交由一位同志负责签收、登记、初审、承办、传阅、催办，需要答复的公文由相关人员负责起草，按照发文处理的流程办理。有条件的单位，可以将签收、登记、初审指定一人负责，将承办、传阅、催办指定另一人负责，由两人配合完成整个收文办理流程。即整个流程为：签收（主要是与送文方进行交接，以示收到）—登记（主要登记来文单位、标题、文号、密级、紧急程度、成文日期、收文日期等）—初审（主要是对公文内容、格式进行审核，决定是否接受办理）—承办（主要是对阅知性公文提出合理的分送范围，对批办性公文提出合理的拟办意见）—传阅（主要是根据特定的顺序将公文送传阅对象阅批）—催办（主要是对公文的办理进展情况进行督促）。

（3）在主要领导签批意见以后，其他人员不要再在上面签写意见，具体承办处室只需要按照领导的意见去落实就行了。

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