百事通范文网
当前位置 首页 >专题范文 > 公文范文 >

老秘论道:如何防止公文管理混乱【完整版】

发布时间:2022-08-26 08:35:07 来源:网友投稿

下面是小编为大家整理的老秘论道:如何防止公文管理混乱【完整版】,供大家参考。

老秘论道:如何防止公文管理混乱【完整版】

老秘论道:如何防止公文管理混乱

 

在公文管理的整个流程中要尽量把握三个原则:一是统一实施。要设置专门的部门,指定专门的人员,统一负责相关工作。二是一办到底。在发文办理中,起草文稿的人员要负责整个流程中文稿的传递,一般情况下不要中途转交给其他人。在收文办理中,签收、登记、初审、承办、传阅、催办一般也由一人一办到底,便于全面掌握公文的去向和进度。三是明确责任。谁起草谁负责,谁审核谁负责,谁签字谁负责。

【案例】

某单位,日常对外发文,主要由各承办处室根据各自业务工作自己拟写文稿、送分管领导签批,重要文稿送主要领导签批,自行打印出正式文稿后,送单位办公室统一登记盖章,然后由各处室自己送至相关受文单位。该单位在收到外来文件时,将上级单位、平级单位发来的“会议类”“活动类”以及一些涉及面单一的文件交由办公室甲同志登记处理,将上级单位、平级单位发来的其他类型的文件交由办公室乙同志登记处理,将直属单位上报的文件交对口处室登记处理。在对外来文件的办理过程中,有的文件由办公室甲同志填写“文件处理单”,提出拟办意见,交办公室主任签字;
有的文件直接由办公室主任提出拟办意见。办公室将提出拟办意见的文件送分管领导、主要领导签字,在主要领导签批了明确办理意见后,具体承办处室又在领导签批的意见下面层层签写相关办理意见,处长签给副处长、副处长签给科长、科长签给科员。

【问题分析】

案例反映的是单位内部对公文管理不规范的问题。主要问题有三个方面:

(1)该单位没有专门的公文处理机构,没有专门的公文印制机构,公文由各处室自己打印。

(2)该单位没有规范的公文管理制度。发文办理和收文办理的程序环节不完整、顺序不对。发文处理过程中,没有履行复核、登记、校对、核发等程序。

(3)该单位在公文管理中违背基本的工作原则。

一是违背了统一归口的原则,由多人分头负责外来文件的处理;
二是违背了以主要领导签批意见为准的原则,在主要领导签批意见后,具体落实人员又层层签意见。

【正确做法】

(1)在发文处理中,各处室起草完文稿后,经处室负责人及机关领导签字,应送专门部门复核(一般是办公室负责复核),复核后到专门部门登记编号(一般是办公室负责登记编号),登记后送统一的机构印制(单位内部要设立文印室负责统一印制公文),正式印制前要打印清样由专人进行校对,校对无误后按规定份数印制,印制完成后送专门部门盖章(一般是办公室负责盖章),盖章后的正式公文留两份和有领导签批的原稿一起归档,其余的按规定途径核发。即整个流程为:起草文稿—处室负责人及机关领导签字—专门部门复核—专门部门登记编号—文印室印制(印制过程中要校对,可由起草者自己校对,也可以由办公室专人校对)—办公室盖章—归档、核发。

(2)在收文处理中,所有的外来文件一般统一交由一位同志负责签收、登记、初审、承办、传阅、催办,需要答复的公文由相关人员负责起草,按照发文处理的流程办理。有条件的单位,可以将签收、登记、初审指定一人负责,将承办、传阅、催办指定另一人负责,由两人配合完成整个收文办理流程。即整个流程为:签收(主要是与送文方进行交接,以示收到)—登记(主要登记来文单位、标题、文号、密级、紧急程度、成文日期、收文日期等)—初审(主要是对公文内容、格式进行审核,决定是否接受办理)—承办(主要是对阅知性公文提出合理的分送范围,对批办性公文提出合理的拟办意见)—传阅(主要是根据特定的顺序将公文送传阅对象阅批)—催办(主要是对公文的办理进展情况进行督促)。

(3)在主要领导签批意见以后,其他人员不要再在上面签写意见,具体承办处室只需要按照领导的意见去落实就行了。

推荐访问:论道 公文 如何防止 老秘论道:如何防止公文管理混乱

Top