公文知识系列之三十一：会议纪要与会谈纪要之比较（全文）

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公文知识系列之三十一：会议纪要与会谈纪要之比较

       在应用写作实践中，有两个文种的名称非常相似，一个是行政公文中的会议纪要，一个是商务文书中的会谈纪要，两个文种不只是名称相似，在文种功用、文种特点、结构内容、正文写法等方面也有许多相近、相通之处。但是，二者不是等同关系，有许多区别。本文试对这两个相似文种作一些比较，以求对写作实践中准确应用两个文种有所帮助。

　　一、文种功用比较

　　会议是有组织、有领导、有规则地商议事情的集会，一般由一个或几个单位作为会议的召集者或组织者，有较多的单位或人员作为参加者，通过这种形式解决各种问题。对会议精神或议定事项的上传下达往往需要借助于会议纪要。所以，会议纪要的文种含义一般表述为：根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，适用于记载、传达会议的主要精神和议定事项的公文文种。会议纪要是《国家行政机关公文处理办法》中规定的公文文种之一，适用于国家机关、社会团体、企事业单位等。会议纪要的文种功用是对会议的目的、要求、主要精神及议定事项加以文字归纳整理，以上传下达、统一认识，要求与会单位或其他有关单位领会精神，遵照或参照执行，进而推动工作。概言之，会议纪要的核心功用是传达。

　　会谈则是社会组织之间在业务方面特别是商务领域业务方面进行的磋商、洽谈乃至谈判（以下统称会谈），一般在双方之间进行（少数在三方或三方以上之间进行），而且参与会谈双方的主体资格是平等的。对会谈初步结果的记载备忘往往需要借助于会谈纪要。所以，会谈纪要的文种含义可以表述为：在商务洽谈活动中，经过双方初步讨论或协商后，用简明的文字将双方会谈的具体事项和结果记录下来，以作为进一步洽谈时参考的记事性商务文书，也称为会谈备忘录、谈判备忘录、谈判纪要等。会谈纪要是在商务领域的业务实践中因需而逐渐产生的商务文种之一，被广泛应用于商务领域的会谈性活动中。会谈纪要的文种功用是把会谈双方的意见、谅解、承诺等记录下来，起到备忘的作用，更多是为了进一步建立合作关系，也可以为了解决合作过程中出现的问题或结束现有合作关系。概言之，会谈纪要的核心功用是备忘。

　　二、文种特点比较

　　（一）相同之处

　　1、二者都具有纪实性或客观性的特点。会议纪要必须如实反映会议的内容和议定事项，不能把会议没有进行或讨论的内容写进来；
会谈纪要也要如实反映会谈的目的、议程、内容、结果等，不能擅自增删会谈的内容或改动会谈商定的事项。

　　2、二者都具有提要性或概括性的特点。会议纪要必须对会议情况和内容进行综合整理，要概括出主要精神、归纳出主要事项、分析出主要思想；
会谈纪要也要根据会谈和各种会谈材料整理而成，是在分析、综合会谈情况的基础上锤炼而成，不是简单的再现。

　　（二）不同之处

　　1、会议纪要具有指导性特点，会谈纪要具有备忘性特点。会议纪要所记载、传达的主要精神和议定事项通常要求有关单位据此遵守或执行，是有关单位落实、执行会议精神和议定事项的依据，具有一定的约束性，有的甚至起着类似于决定等指挥性公文的作用。会谈纪要则全面记录会谈中的相关事项，包括尚未达成共识甚至存在争议的事项，为进一步洽谈和签订协议、合同等提供参考性依据，充分体现了其备忘性特点。

　　2、会议纪要具有一致性特点，会谈纪要具有协商性特点。会议纪要所传达的会议精神和议定事项都是在会上达成一致的，即使是两个或两个以上平行或无隶属关系的单位，就某一问题开会磋商而形成的协商性会议纪要，也一定是达成一致意见后整理出来的，以共同遵守执行，分歧性的内容一般不会写进会议纪要。会谈纪要则充分尊重和考虑会谈双方的每一点意见，并作如实记载，体现了明显的协商性，所以会谈纪要对与会双方的制约不存在程度上的差异，一般不具有法律约束力。

　　三、结构内容比较

　　（一）会议纪要的结构内容

　　1、标题。常见的有两种形式，一是会议名称或会议内容＋文种名称，如《××企业集团办公会议纪要》、《关于研究近年农产品收购资金问题的会议纪要》等；
二是正标题＋副标题，正标题一般说明会议主旨、意义或内容，副标题一般说明会议名称和文种名称，如《探讨新时期文学的发展——中国当代文学研究会第一次学术讨论会纪要》。

　　2、成文日期。一般将会议纪要的成文日期加圆括号居中写在标题之下。也可以将成文日期写在正文之后的落款处。

　　3、正文。一般由前言、主体、结语三部分构成。前言部分概述会议的基本情况，一般简要地交代会议的名称、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题、会议情况、会议成果和对会议的评价等。主体部分概述会议的主要精神和议定事项，是对会议的主要精神和议定事项的系统整理和集中反映，紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神特别是会议形成的决定、决议准确地表达清楚。结语部分一般强调会议所研究工作或讨论问题的意义，提出希望、发出号召等，要求与会者或有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会议决定的事项或任务，还可以对会议的情况进行一些补充说明。一般性会议纪要也可不写结语。

　　（二）会谈纪要的结构内容

　　1、标题。常见的也有两种形式，一是会谈事由＋文种名称，如《关于筹建工艺品公司的会谈纪要》。二是直接写文种名称，即《会谈纪要》，也可以写成《备忘录》。如果会谈次数较多，也可以加上次数，如《第×次会谈纪要》。

　　2、正文。一般也由前言、主体、结语三部分内容构成。前言部分概要介绍会谈的基本情况，包括会谈的时间、地点、目的、项目及双方单位名称、会谈代表姓名等。主体部分具体明确地写清会谈的基本内容、双方取得一致意见的主要目标及具体事项、各自的意见或承诺等。结语部分则为双方对可能考虑不周到、不细致的问题或一时未能估计到的问题留有一定的磋商余地。

　　3、落款。在正文的下方署上合作双方单位名称、会谈代表姓名，在署名的下方写上纪要形成的日期。

　　四、正文写法比较

　　（一）会议纪要正文的写法

　　1、前言的写法。常见的写法有两种：

　　一是平列式写法。将会议的基本情况采用分条列出的写法，多见于办公会议纪要，如《××大学教育基金会第一次理事长办公会纪要》的前言：

　　时间：20××年×月×日上午8：30～11：30

　　地点：行政办公楼401室

　　参加人员：理事长林××，副理事长赵××、钟××，秘书长李××

　　列席人员：监事长赵××

　　主持：林××理事长

　　办公会围绕以下既定的五项议题进行。

　　二是概述式写法。将会议的基本情况作为一段或两段进行概述，使人看后能够对会议情况有一个大致的了解，如《××房产公司20××年度第一次总经理办公会议纪要》的前言：

　　20××年1月21日，由公司副总经理曾×主持，在公司会议室召开了20××年度第一次总经理办公会议。与会人员：曾×、刘××、李××、刘××、张×、韩×、梅××等。会议就传达市局安全生产工作会的主要精神及公司领导分工等问题进行了研究，形成了统一意见。现将会议内容纪要如下：

　　会议纪要的前言部分一般都用“现将这次会议研究的有关问题纪要如下”、“现将会议主要精神纪要如下”等习惯用语转入主体部分。

　　2、主体的写法。常见的写法有三种：

　　一是条项式。将讨论的问题和议定的事项，按主次分条分项列出，会议讨论几个问题就列出几条，一目了然。办公会议纪要、工作会议纪要等多用这种写法，如《××大学教育基金会第一次理事长办公会纪要》的正文主体：

　　（一）关于理事长的分工。为使基金会的工作更加协调、规范、高效，会议首先讨论了基金会理事长的工作分工……

　　（二）关于第三次高校教育基金会研讨会情况。基金会李××秘书长、王×副秘书长就第三次高校教育基金会研讨会情况向理事长办公会作了汇报……

　　（三）审定基金会《章程》。办公会对秘书处根据第一次理事会决议对基金会《章程》所作的修改稿进行了认真审议并原则通过……

　　（四）关于基金会的运行模式。会议同意基金会下设三个部，决定20××年基金会的编制暂为5～7人……

　　（五）会议审定并原则通过了基金会秘书处提交的《××大学教育基金会20××年工作计划》……

　　二是综述式。将会议的内容或议定的事项进行综合概括，分成若干部分，然后逐项写出，这种写法有利于概括比较丰富的会议内容，有利于贯彻者把握会议的主要精神。经验交流会议纪要、学术问题讨论会议纪要等多用这种写法。这部分常用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”、“会议决定”、“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”等来集中概括地反映会议的中心议题。如《××省第一次防火责任人会议纪要》的正文主体：

　　会议认为，近年来我省防火责任制逐步得到了加强。全省大多数市、县、镇政府已任命防火责任人。各地认真贯彻“预防为主，防消结合”的原则，积极开展消防教育和消防专项检查、专项治理，加强消防安全管理规章制度和消防基础建设，落实消防安全措施，较好地防止和减少了火灾事故。

　　会议指出，当前我省火灾事故仍很严重，今年上半年，全省共发生火灾……火灾事故的主要原因是……

　　会议强调，加强消防工作，防止或减少火灾事故，是各级政府的一项重要工作。当前要认真落实以下几项工作：

　　一、提高对消防安全的认识，增强消防工作的紧迫感（略）

　　二、认真落实消防基础建设，改善公共消防设施设备（略）

　　三、动员群众做好自防自救工作（略）

　　四、加强消防法制建设，严格依法治理消防安全环境（略）

　　三是摘录式。摘要会议发言内容，把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或按内容性质归类写出。一些重要的座谈会纪要常用这种写法。如《××学院学生思想状况分析座谈会纪要》的正文主体：

　　一、××副院长传达了省教育厅领导关于要认真加强学生思想工作，注重分析当前学生的思想状况的讲话精神，其后，××副院长对学生思想状况作了分析，认为当前学生的思想状况总体是健康的、向上的，但也存在一些较突出的问题……

　　二、人文系党总支书记×××同志说：当前青年学生思想比较活跃，愿意思考问题，这确是学生的主流，但当前在部分学生中也存在比较严重的拜金主义、重技能轻理论、重实用轻人文的倾向。

　　三、××班党支部书记在汇报学生思想状况时，指出有些同学在思想上没有处理好学习与兼职的关系，严重影响了学习成绩。

　　四、经贸系政治辅导员×××同志谈到个别学生存在怕露贫而不愿申请经济困难补助的心理。

　　（以下略）

　　3、结语的写法。会议纪要的结语一般是提出要求等，应当简洁明了，常用“会议希望”、“会议号召”等来提出具体措施和要求。如无必要，则不必写结语。

　　（二）会谈纪要正文的写法

　　1、前言的写法。也可分为平列式和概述式两种写法：

　　一是平列式写法。将会谈的基本情况采用分条列出的方式，使人一目了然，常用“现将有关会谈内容纪要如下”等习惯用语转入下文，如某份会谈纪要的前言：

　　会谈时间：20××年8月10日至8月12日

　　会谈地点：杭州××饭店

　　会谈双方：杭州××丝绸公司（以下简称甲方）

香港××丝织品贸易公司（以下简称乙方）

　　会谈人员：甲方：×××、×××

乙方：×××、×××

　　会谈内容：双方进行补偿贸易问题

　　现将会谈主要内容纪要如下：

　　二是概述式写法。将会谈的基本情况作为一段，使人看后对会谈有个轮廓了解，常用“现将有关会谈内容纪要如下”、“现达成初步意见如下”、“双方的承诺如下”这样的习惯用语引出主体，如某份会谈纪要（备忘录）的前言：

　　应××（中国）有限公司方面约请，上海××公共关系有限公司常务副总经理×××、客户总监×××于20××年×月×日下午前往上海×××大酒店××房间，和××（中国）有限公司营销总监×××、公关助理×××会面，就上海××公共关系公司参加××（中国）有限公司新产品市场推广项目的招标活动一事进行了会谈。双方交流了有关情况，并就下列问题达成共识：

　　2、主体的写法。根据会谈内容的简单或复杂来决定具体写法，一般有两种情况。一是概括式。适用于会谈内容比较单一的情况，用一段文字将会谈达成的协议记载下来。二是详列式。适用于会谈内容比较复杂的情况，按照互相之间的逻辑关系分条列项来写。一般是列出会谈的主要议题，在每一个议题下写明会谈双方经过洽谈协商后取得的一致意见，如果一方提出要求，则要说明另一方对此要求所持有的态度。如果双方达成的一致意见较多，分歧或留待下次会谈解决的问题较少，则可在各条项下写双方共同商定的内容，把分歧或问题集中起来单独放到后面，这样能够使人从总体上把握会谈取得哪些成果，还有哪些需要继续解决的问题。会谈纪要要真实反映会谈情况，对实质性问题、有争议的问题，要准确无误地表述出各自的意见，所以在语言特征上较多呈现一种协商性的口吻，常用“双方商定”、“甲方要求”、“乙方提出”、“甲方同意”等句式来表达。如某份会谈纪要的正文主体：

　　一、为了保证资源，扩大丝织品服装贸易，甲乙双方经协商，一致同意在互惠互利基础上开展丝织服装补偿贸易。

　　二、乙方要求甲方提供稳定的生产厂家，为乙方生产所需的丝织服装。甲方同意乙方的要求，准备于近期内在浙江省××市投资人民币150万元新建一家丝绸服装厂，并于20××年1月1日前建成投产，生产乙方所需的以真丝为面料、绣花的各式服装，年产量约30万至35万件。如乙方需要，产量还可逐年提高。

　　三、会谈中乙方多次表示了对质量问题的关注，希望甲方在人员配置、职工培训、质量检验等方面加大投入，加强管理。甲方对乙方的要求表示理解，并表示在工厂筹建和投产后生产管理等方面愿意积极听取乙方意见，采取各种措施，保证产品质量。

　　四、双方商定，乙方向甲方提供价值大约11万美元的丝绸服装生产专用设备和附属设备。应甲方要求，乙方同意在双方正式签订补偿贸易合同后1个月内向甲方提交设备名称、价格、说明文件，供甲方确认。购置设备款项全部由乙方垫付，不计利息；
甲方分3年，即20××年、20××年、20××年内归还1/3；
归还方式为在乙方来料加工的加工费中扣除。

　　五、双方商定，甲乙双方的丝绸服装贸易和乙方的来料加工，其产品的规格、款式、质量要求、交货期限、付款方式等，应逐笔签订合同。其中价格条款，原则上以双方签约时中国大陆的出口价格为标准协商确定。

　　六、应甲方要求，乙方同意派出技术人员来甲方投资新建的丝绸服装厂进行技术指导，帮助服装厂提高产品质量。同时乙方同意乙方技术人员前来进行技术指导时所发生的费用，全部由乙方自行承担。

　　七、双方商定，甲方在本纪要签署后1个月内提出投资新建丝绸服装厂的具体方案寄给乙方，由乙方确认后，双方约定适当时间，就补偿贸易问题举行进一步会谈，确定合同内容。

　　八、本纪要用中文书写，一式两份，甲乙双方各执一份。

　　3、结语的写法。可以写上“有关未尽事宜，另行约期协商解决”、“对有可能发生而本备忘录未竟的有关事宜，将本着友好合作的态度予以协商解决”这样比较笼统的文字，留有余地。

从上述比较看出，作为商务文书的会谈纪要可以说“脱胎”于行政公文的会议纪要，但又体现了商务洽谈活动自身的特点和要求，反映了应用文书应时应需发展的趋势。也只有这样，应用文书才能不断满足经济社会发展对其提出的新要求，应用写作才能不断展现其强劲的生命力。 

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