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材料该怎么写?一文让你少悟十年!

发布时间:2022-08-25 09:55:08 来源:网友投稿

下面是小编为大家整理的材料该怎么写?一文让你少悟十年!,供大家参考。

材料该怎么写?一文让你少悟十年!

材料该怎么写?一文让你少悟十年!

 

一、机关材料的一般规律

 

探讨写机关材料有无规律可循的问题,初看起来,确实不好回答。但是,只要我们回到起草机关材料的实践中来,就比较容易找到答案。一些长期从事机关材料写作的同志用朴素的语言作了概括,认为写机关材料的一般规律就是:“是什么、为什么、怎么办”。

 

“是什么、为什么、怎么办”,是人们思维的一般规律,也是认识事物的一般规律。人们在考虑问题时,总是在想:这件事是什么样的情况?为什么会变成这个样子呢?现在应该采取什么办法来对付呢?不管考虑了多久,想了多少,总是没有跳出这三句话。我们起草机关材料也是这样,不管是哪一种材料,都是在回答这三个问题,不是自觉地在回答,就是不自觉地在回答,不是直接回答,就是间接回答,不是从这个角度来回答,就是从那个角度来回答。我们在写作时,冥思苦想,绞尽脑汁,跳来跳去,不管是老套套,还是新办法,总跳不出这三个圈子。离开了这三个问题,可以说,就写不出文章;
少了某一个方面,材料就会缺胳膊少腿,就不完整,就有片面性。

 

“是什么,为什么,怎么办”,是不是机关材料写作的一般规律,实践是检验真理的唯一标准,我们可以把它应用到所有机关材料中去试一试。例如,我们写《情况反映》,要写某一情况的现象、原因,以及解决问题的办法或建议。这里,出现的情况是“是什么”,原因是“为什么”,办法或建议是“怎么办”。写《调查报告》,要写调查的基本情况,取得成绩的经验或发生问题的教训,今后发展的方向等。同样,基本情况是“是什么”,经验或教训是“为什么”,今后的发展方向是“怎么办”。写《工作报告》,要写取得的成绩和出现的问题,成绩的经验和问题的原因,下一步的打算和安排。成绩、问题是“是什么”,经验教训是“为什么”,打算、安排是“怎么办”。有些体裁的文章,从标题上就可以看出是由这三个部分组成的。

 

二、机关材料的一般结构形式

 

机关材料不像请示、报告、命令、指示等机关公文那样程式化,一般没有固定的格式,只是根据材料的具体需要,安排相应的结构形式。从总体上看,一篇机关材料都是由开头、主体和结尾三部分组成。把具体材料按照一定层次组织成文章,起结构形式主要有三种类型。

 

(一)纵向式

 

所谓纵向式,就是按事物发展的时间顺序或事物发展过程结构文章。一般是先发生的事件安排在前面,后发生的安排在后面。调查报告、事迹材料采用这种结构比较多。

 

(二)横向式

 

所谓横向式,就是按照事物或问题的性质安排层次。具体方法是针对繁杂多样的事实材料,按其性质的内部关系分门别类。同样性质的划为一类,立一个观点或层次,并按各类的关系,决定层次排列先后,形成一个横向结构,这种结构的几个观点既有逻辑关系,又是并列关系。

 

(三)纵横交错式

 

所谓纵横交错式,就是在安排层次、观点时,横向式和纵向式交叉融合,横里有纵,纵里有横。纵横交错式大体有两种情况:一种是按横的结构抽出文章的观点,而阐述观点的具体内容又是按时间或事物发展的顺序排列的。所以,从总体上看是横的,但在具体排列上又是纵的。另一种是,大的结构是纵的,小的结构是横的。

 

三、提炼观点、拟定提纲的一般方法

 

机关材料写作与一般写作一样,需要观点明确,条理清楚,只是更注重条理性和层次性。有的同志在起草机关材料时,不拟提纲,写到哪里算哪里,结果,不是写不下去,撕了重写,就是前后重复或矛盾。因此,写作前先定好题目,提炼好观点,区分开层次,拟订一份详细的写作提纲,这是机关材料写作最起码的要求。陶铸同志曾经说过,目的确立之后,最好先拟定简单提纲。按提纲写文章,有许多好处,一可以帮助你组织材料;
二可以使你想问题更周到;
三可以克服一面写一面想,写时吃力不讨好,还可避免遗漏。这确是经验之谈。当你占有了充分的材料之后,不要急于动手写,必须先确定好题目,然后提炼好观点,再把每个观点讲几层意思,每层意思里用哪个典型事例,写得清清楚楚,包括精神思想、群众语言、说明问题的数字也应列在相应的观点或层次上。这样,在正式写作之前,就像出发打仗一样,已经有了一个详细的作战计划。按照这个作战计划,反复想通了,就能一气呵成,如工作总结、情况反映一类的材料,只要把大小观点、层次、以及事例安排都列好了,就能把整个文章慢慢地写出来。按照所列观点写出来的文章,写完以后,不但自己能把全文的观点、层次、大意讲出来,一些精彩的地方都能背出来。这个作战计划“就是整个文章的框架”,按照这个框架写文章,就不会出“大格”,有点小毛病也“好修”。所以,写作机关材料一定要把握好这一点。列纲目时,如有条件,最好三俩个人在一起研究研究。特别是工作报告、典型经验等比较大的材料,动笔前,有关人员在一起进行反复讨论,列好纲目,然后再由一个人去写,或由几个人分题去写。只有这样,写出来的材料才不会大返工,统也好统,改也好改。

 

(一)机关材料划分的类型

 

机关材料的划分有一次划分和连续划分两种。

 

一次划分就是对文章的标题进行一次划分后不需要再划分的划分。这种划分只有题目和观点两层,一般适用于内容比较单一,文字比较简短的材料。

 

连续划分,就是把题目划分成若干个大观点,把每个大观点划分成若干个小观点,再把每个小观点划分成若干层次。根据需要,还可分得更细一些,划分更多层次和观点。

 

连续划分,每个大观点或小观点的层次不一定都一样,第一个观点分三层,第二个观点可以分三层,也可以更多或更少,还可以不分。

 

关于文章的划分,无论是横向结构还是纵向结构,都要遵守以下几条基本规则。

 

1、同一层次上的划分,要遵守互不相容的规则

 

拟写文章提纲,要把文章题目划分成若干个不同的观点,还要把每个不同的观点划分成若干个不同的层次。一些大型材料,还需把每个大观点划分成若干个不同的小观点,把每个大层次划分成若干个不同的小层次。无论是一次划分还是连续划分,只要是同一层次上的划分,都要遵守互不相容的规则,即标题之下的各个观点和观点之下的各个层次,只能是紧密相联、各自独立和互相排斥的并列关系。

 

2、不同层次上的划分,要遵守属种包含的规则

 

拟写文章提纲,多数情况下需要进行连续划分,如把标题划分为若干观点,又把每个观点划分为若干层次。每次划分视为同一层次上的划分,两次以上的划分就有不同层次上的划分问题。不同层次上的划分,要遵守属种包含的规则。划分时,我们可以把前一次的划分看作是逻辑学上的属概念,把后一次的划分看作是种概念。按照逻辑学原理,属概念必须包含种概念,种概念必须被包含在属概念之中。把这一原理借用到文章提纲的划分上,也就是文章标题的外延必须包含所有的观点,所有观点的外延不能超出标题外延之外;
观点的外延必须包含所有的层次,所有层次的外延不能超出观点外延之外。

 

3、连续划分中的每次划分,要遵守层次相同的规则

 

在连续划分中,无论是划分观点还是划分层次,每一次的划分,都应是同一层次上的划分,既不能把属于上一层次的放到下一层次来划分,也不能把属于下一层次的提到上一层次来划分。例如,我们把一个题目划分为三个大观点,又把每一个大观点划分为三个小观点,再把每个小观点划分为三个层次。在这三次划分中,既不能把大观点作为小观点来划分,也不能把层次作为小观点来划分。否则,要么出现小观点的外延大于或等于大观点的外延,大观点的外延包含不了各个小观点的外延,要么出现小观点的外延小于或等于层次的外延,所有层次的外延之和超出了小观点的外延;
无论是哪种情况,都会使文章显得很不协调。

 

四、写作机关材料要注意的问题

 

机关材料写作中容易出现的毛病,主要表现在两个方面:一是总体组织上的问题,二是具体组织上的问题。总体组织上的毛病一般是大问题,具体组织上的毛病一般是小问题。下面,我们分别讲讲容易出现的问题和解决的办法。

 

(一)总体组织上要注意的问题

 

在材料的总体组织上,容易出现的问题是空、碎、乱。这些毛病,常常要动大手术,甚至导致整个材料的大返工。因此,必须努力避免这样的毛病。

 

1、内容空洞的问题

 

内容空洞主要是两方面的原因造成的。一是指导思想上有偏差,总想多讲点大道理,好像不这样,材料就没有高度。结果道理讲多了,越讲越长,越长越离题,越离题越说不清楚。二是材料占有上不充分,没有足够的数字和典型的事例说明问题。有的文章找不到一个完整的典型事例,就是有事实,也是概括性的结论。这种文章使人看了之后,好像是坐在办公室里想出来的,既像他,又像我,也像你,没有个性。如果属于第一种情况,要下决心把那些离题的大道理和正确的废话砍掉。道理不在于多,而在于精,讲道理要起画龙点睛的作用,而不能冲淡主题。因为,机关材料不是纯粹的论文,讲到点子上的道理有一两句就够了。这样反而显得问题集中。如果属于后一种情况,就比较难办,因为先天不足。如果只有某一个问题缺少材料,文字上的弥补办法是根据已经了解的情况,多从面上的情况作些综合叙述,力求避免给人以干巴巴的感觉。当然也可以用电话补充了解一两个例子。这些都是属于没有办法的办法。如果是整体上缺少材料,这篇文章还是不写为好,硬写是写不好的。

 

2、材料不够概括的问题

 

它和上面的问题正好相反。产生的原因:一是由于问题进入的口子小,提不起纲来,观点狭窄,覆盖面小,反映不了事物的全貌。二是由于占有很多材料,丢掉一些,总觉得可惜;
情况了解很细,总想有头有尾地把它写下来;
加上事例之间缺乏有机的联系,结果就出现了材料脱离观点,观点统率不了材料的现象。解决的办法,一是重新调整观点或提炼观点,使观点能够概括事物的全貌,纲举目张。二是材料要有正确的取舍,要舍得砍掉雷同的材料和材料中不能说明观点的多余部分。一般说来,在一个观点中有反映总体的数字,有面上情况的简要叙述,再有一两个能阐明或引申主题的典型事例,就可以把问题说清楚了。这里,反映总体的数字和面上的叙述是重要的,不要成为简单的观点加例子。出现最多的情况是观点一一亮出来,接着就是一连串的事例,文章很长,说了很多,还不能证明观点的正确性。因为具体事例再多,再生动,也只能说明个别,而不能反映一般。比如说,我们写一个千人的单位的材料,观点是生产积极性高,举了十多个人的例子,也很生动,但还是说明不了单位的人生产积极性高,因为积极性高的只占千分之十,是少数而不是多数。就是写一个十多人的单位的材料,也必须有面上的事实概括。事实上,一个观点少则一个例子,多则两个例子就足够了,三个例子就显得多了。如果列举了三个以上的例子,还不能反映事物的全貌,就说明面上的情况没有叙述清楚。所以在写调查报告、事迹材料、经验材料中,一定要注意面上的概括,这个概括不是思想鉴定,应是总体数字和事实概括。三是强化事例之间的有机联系。比如有三个事例,都舍不得丢弃,那就得设法使这三个例子从不同角度或侧面进入,以阐明观点;
或者是三个事例各有一个侧重点,一层一层地使主题思想深化。一定要避免堆砌例子和“贴膏药”的现象,不管例子放的地方合适不合适,有没有用,用处大小,都往上贴,那是不行的。

 

3、结构混乱的问题

 

一篇文章写成以后,给人看了,不得要领,不能立即得出一个中心思想,不能给人一个系统概念,这就是结构混乱所致。导致这一问题的主要原因有两个:一是一些同志起草机关材料时,不打“腹稿”,不列提纲,拿起笔边想边写,想到哪里写到哪里。这就不可避免地会出现结构混乱,逻辑性差的现象。因此,在动笔之前,一定要先拟好提纲。一般的材料总得有几个观点,每个观点也得有几层意思。随想随写,很容易零乱。二是所列纲目形成的框架有散乱现象。

 

(二)具体组织上要注意的问题

 

在材料的具体组织过程中,主要处理好事实和观点的关系。由此又派生出两个关系,既观点与观点的关系,事实与事实的关系。事实与观点必须融合统一。观点来自事实原始材料;
反过来,事实精选材料又必须服从观点,从而达到事实与观点的统一,正确地反映客观事物的面貌和本质。观点与观点必须紧密联系。或者是有外在的并列关系,或者是有内在的递进关系,从而使若干个观点从不同的角度共同说明一个整体的认识。事实与事实必须各有侧重面,力戒雷同。不能纯客观地使用事实(情节要有取舍),不能重复使用只能说明同一思想的雷同素材(尽管来自不同单位);
从而使若干个事例从不同侧面共同说明一个统一的观点。具体组织上一般容易出现的问题及解决办法是:

 

1、前后矛盾的问题

 

导致文章前后矛盾的现在通常有三种情况:

 

一是由于执笔人本身对某个问题的认识不够明确透彻,左右摇摆,一会儿这样说,一会儿那样说,结果不能自圆其说。如在论述政治工作的地位时,政治工作与其他工作相比,地位是什么?应该放在哪里,地位变了没有。有些文章只能笼统地背领袖的语录,而不敢说政治工作的具体位置是什么。因为他们认为政治工作的地位,在理论上和口号上没有变,在实际上已经变了。所以写起文章来,总是躲躲闪闪,模棱两可。前面说是“生命线”地位,后面说是为其他工作服务的地位。转了一大圈,不但没有把问题说清楚,反而前后矛盾,把人们弄糊涂了。

 

二是写材料立足点没有把握牢,一会儿站在业务工作的角度,一会儿站在全盘工作的角度。结果导致了前后不够协调。如分析一个贪污犯罪的案件,首先必须明确是站在业务工作的角度来分析,还是站在全局工作的角度来分析。如果第一个问题讲特点,只讲犯罪分子身份多样化,作案极其隐蔽狡猾等等,这是从业务工作的角度提出问题的;
第二个问题讲原因和教训,则讲社会上的污染、政治思想工作薄弱、财经制度不落实等,又是从全局的角度提出问题的。这样的文章看过之后,就会使人感到两部分之间不够协调,没有什么必然的内在联系。

 

三是文字分寸没有把握好。机关材料中有不少这样的情况,如在工作总结或工作报告中,前面有一个标题是精神文明建设取得了显著成绩,而后面的问题部分又有一个标题是精神文明建设是个薄弱环节;
又如在成绩部分讲预防政治事故取得了很大成绩,问题部分又讲政治事故严重。导致这种矛盾现象的主要原因是,有的工作没有做好,问题明摆着,但有的领导认为,问题虽然严重,但工作做了不少,也有一定的成绩,既要把问题讲透,也要把成绩讲够,在形成材料时,文字上又没有认真斟酌,结果出现了矛盾现象。防止和纠正这种现象,就是要按照事物的本来面貌,或改变一下问题的提法,或在文字上加上一些限制,把握好分寸,使之不再前后矛盾就行了。

 

2、串腿打架的问题

 

所谓串腿打架,就是互相交叉、重复。串腿打架主要有三种表现。

 

(1)观点表达上的串腿打架。这往往是由于小观点没有区分清楚,外延有交叉,你中有我,我中有你。这种情况,作者本人一般是能够感觉出来的,因为它不但使人感到别扭,而且觉得写不写去。这时,应该回过头来进行调整,检查自己所列提纲是否符合划分规则,发现违反规则的地方,重新改过就行了。例如,年终工作总结时讲精神文明建设,往往是前面一个题讲加强了精神文明建设,后面又一个题讲文化工作有成绩。这两个观点就有串腿打架的现象。精神文明包括文化工作,把文化工作提出来,精神文明建设的内容就不全面了。如果两个观点都写,就重复了。应该把精神文明建设划分为几个小观点,使之既包括文化工作的内容,又不交叉。

 

(2)道理阐述上的串腿打架。这往往是由于没有选好提出问题的角度和把握好讲道理的侧重点,讲来讲去把几处的道理讲重讲乱了。这就需要进一步打开思路,把握问题的实质,使每一处的道理讲到自己问题的点子上,无关的就不说。

 

(3)事例使用上的串腿打架。这往往是由于事例的重复使用(一女二嫁,同一类的例子用在两处,说明两个观点),或者是对事例使用不当(与观点对不上口)。这就需要重新选择事例,或对事例进行调整使用。这种情况也经常出现。比如写一个单位党委班子清正廉洁的事迹材料,从他们对生活的不特殊;
对家属子女、亲友严要求;
对待歪风邪气敢碰硬等三方面来写。在写作过程中,生活上不特殊的例子很多,顶歪风的例子很少,这时为难了,只好把生活上不特殊的例子拿一些来勉强用到顶歪风上,虽然加上一些修饰词或拐弯抹角往上靠,但还是与观点对不上口。像这种情况,一是砍掉顶歪风这个题,一是重新挖掘顶歪风的例子,舍去一些生活上不特殊的例子。例子再生动,只要与观点对不上口,也不能使用。

 

3、没有侧重点的问题

 

在整个文章的具体组织和叙述过程中,没有侧重点,这是在组织一些大型的长篇幅的文章中最容易出现的毛病。用一个形象的比喻,就是“一个面包掰成两半”。观点的提出不注意质的差异,事例的使用不注意量的区别,好像是一个面包,硬是把它从中间掰开,给你一半,给他一半,结果正篇文章显得重复,使人看后感到自始至终吃的都是面包,厌腻而没有味道。这类毛病最容易在工作总结或工作报告中有出现。写总结报告,一般习惯于先讲情况,再讲经验。以党代会的工作报告为例,在情况部分里有一个是“党的建设有了加强”,而在经验部分里有一个观点是“加强党的建设,是完成各项任务的重要保证”。这两个观点的提出,没有质的差异。如果在材料使用上又没有重点,一半的例子用在情况里,另一半的例子用在经验上,这就犯了“一个面包掰成两半”的毛病,文章是不会写好的。解决的办法是,必须首先明确整个文章的侧重点,如果你想以反映情况为重点,经验部分就要写得简练概括。比如,有一个市委向党代会作的工作报告,它的写法是重点叙述情况,把经验概括成取得成绩的原因。这种写法能够较好地克服“一个面包掰成两半”的毛病。另一种写法是以写经验为主,情况部分从简。如一个单位的开展学习雷锋活动的总结报告,就是这样写的。情况部分简单扼要地讲六点,而经验部分则展开讲了五个问题,经验与情况在文字上的比重大约是三比一。如果要想把情况与经验都写得很充分,甚至今后意见也要写充分,那就要准确把握进入的角度,情况里重点讲“是什么”,经验里重点讲“为什么”,今后意见里写“怎么办”。观点的提炼上要严密准确,数字、事例的使用要贴切自然。这种写法比较难,要处处注意调整和避开矛盾,不写一番苦功夫是办不到的。

 

4、堆砌原始材料的问题

 

写一篇文章好比是盖一座房子,不仅要有砖、瓦、木料,还要有水泥,用水泥把砖、瓦、石头、木料凝聚在一起,组成各个部件。有了水泥还不行,还要有钢筋,用钢筋把各个部件贯穿支撑起来,房子才能坚固。盖房子是这样,写材料也应该这样。但是,机关材料写作中往往容易犯一个毛病,就是简单地把收集到的原始材料罗列到一起,就像小孩堆积积木一样。积木可以堆成房子的形状,但是经不起摇动,一晃就会散架。罗列材料就像堆积木,写成的文章就是散的。那么,什么是材料里的“钢筋”呢?就是组成材料整体的大、小观点。什么是水泥呢?就是联系观点与事实、事例与事例之间的道理和思想。“钢筋”的问题,前面已经讲过,这里着重讲一讲“水泥”的问题。不能忽视“水泥”的问题。一个好的思想、一句好的道理,往往可以承前起后,把整段文字联系搞活,提高整个文章的水平档次。

 

 

作者:小卒子。武汉大学国防生毕业。先后在部队机关和市委宣传部等单位工作。 

 

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