2022年机关用电话，学问可大了！【完整版】

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机关用电话，学问可大了！

我服役23年，期间写过两次检查，其中一次就和电话有关。多年前夏天的一个周末，我乘坐公交车外出办事，由于人声嘈杂和车体颠簸，既没有听到手机铃声，也没有感受到手机震动，处长连打的三个电话都没有接上。这件事对于集团军作战训练部门来说，是不折不扣的大事了，为了达到教育本人、警示他人的目的，我在作训处党小组会上来了一次深刻的思想剖析。

这件事之后，我就形成了一个习惯，时不时把手机拿出来看看。公司的兄弟们觉得奇怪，就问我原因，我讲了这件事，他们都笑了，说：“哥呀，都啥时候的事了，现在你已经离开部队了！”我一本正经地说：“这个习惯也挺好，万一老总找我呢？万一客户找我呢？”我想，我这个“手机强迫症”估计改不了了。

作为一名长期在作战训练部门任职的核心人员，我对电话是又爱又恨，说爱恨交加一点不为过，我感激电话给我工作带来的便利，也憎恶电话给我精神带来的痛苦。那时条件有限，周末须到机关大澡堂洗澡，我进去之前，都要给总机打个招呼，说明我是在洗澡，大约用多长时间，生怕首长找我。从这件小事可以看出，干作战训练的人是多么的“苦逼”。

我25岁调入集团军工作，是当时最年轻的参谋，为了让我尽快进入角色，当好规矩人、办好规矩事，老参谋也好，处领导也好，部首长也好，都手把手地对我指导帮带。所教内容不是如何筹划、不是如何调研、不是如何撰写，而是一些“鸡零狗碎”的东西，印象特深的是：如何用电话？如何呈文件？如何下部队（指陪首长到师旅团部队）？现在回想起来，真的是受益匪浅！现在进机关的新人，有谁教你啊？

那个时候手机很少，所以如何用电话指的是座机，不是手机。

先说接座机。

最早的座机没有来电显示，要求参谋们听声音辨别首长，对方说话后，参谋们必须要接上“某某好，我是某某，请指示！”后来换了来电显示的座机，则要记密密麻麻一页纸的电话号码，电话铃响先看号码，拿起握柄就要问候“某某好，我是某某，请指示！”倘若是总机转过来的电话，则不必劳神分辨声音和记忆号码了，总机肯定会通报对方的身份。

我在集团军、军区机关工作时，经常和总机上的女战士进行“不曾谋面”的对话，她们只要听到我说话，即刻称我职务向我问好，听力之强令人叹服。某次，我在兰州一个商场购物，旁边的一个年轻女士突然问我：“你是军区某某部的高参谋吧？”见我疑惑，她自我解释：“我是军区总机上的某某！”我们相视大笑！借这个机会，用我拙劣的文字向她们表达我的敬意！

本级机关之间的电话，则要简单的多，拿起电话标准起语是：“你好，我是某某，请问有什么事？”如果是上级机关电话特别是通知类电话（重要的通知肯定是用座机的），一定要慎之又慎，除了要用规范的记录载体记录外，对通知里面涉及到的时间、地点、人物、职务等关键信息，要反复核对，既不能有错字，也不能有别字。记录之后，还要复诵一遍，请对方指正。

在各类值班室内接值班座机，铃响三下必须接，在办公室内接座机也不应散漫，如果因为某种原因接得比较迟或没有接上，要视情给对方做出解释。有的首长对部属要求严，对迟接电话和不接电话要追究责任的。接对方电话，用时是被动把握，如果对方比较啰嗦，用时较长，要进行善意提醒，办公电话不宜长时间占用，当然，首长不在此列。

再说打座机。

相对于接座机，打座机就简单多了。各类值班电话不允许打无关紧要的办公电话，至于说私事电话就更加不允许了。办公室内的座机，不论是公是私，都不要超过五分钟，因为时间长了，很可能会影响到其他电话的进入。

不论是接座机，还是打座机，都不能影响到其他人的办公，与首长通电话，首长挂机，参谋才能挂机，与同事通电话，原则上不先挂机。

座机与手机有个很大的区别，

手机是唯一对应性，谁的手机谁用，而座机不同，不具有这种唯一对应性，所以切忌开玩笑。某次，一个处领导给另一个处领导办公室打电话，对方的应答是：“我是军长，你是谁啊？”虽然是军长的声音，但这个处领导以为是对方开玩笑，直接就来了句：“我是司令！”结果，这个处长被军长狠狠呲了一顿。

我再说说用手机的问题。

到了2002年手机很普遍了，为了工作需要，我也买了手机，那个诺基亚2150我用了五年，后来确实因为听筒不行了，才弃之不用。说到手机，顺便说说手机号。现在的年轻人太爱换号了，有的是图便宜，有的是图吉利，总之理由很多！但作为一名公职人员，确实不宜经常换号，会让领导或者同事感到你很浅薄。我除了工作调动，没有换过号码，最长的一个号用过七年。我估计换号这个问题以后可能不存在了，因为漫游费取消了，又因为手机都和银行绑定了。

我是1994年上的军校，那时座机在家庭中都不是很普及。一个贵州的同学当中队值日员，值班电话一响，他就接了，对方说找中队长，他把话柄原样放回去，然后去找中队长。中队长来了一看，哭笑不得！这还没完，过了几天，这个贵州的同学又去找中队长，请教了一个他很困惑的问题：为什么停电时电话还能响？

说这些主要是想说明，一件东西它不普及，大家就很稀罕，内心多少就会有种敬畏感，用起来也就很小心，不论是动作还是话语都是慎重的，座机如此，手机也是如此。现在因为手机太普及了，大家用的太随便了，包括我们的公职人员，这是很可怕的。我在部队工作多年，既亲自目睹了，也亲自处理过，在手机上犯错误甚至是犯罪的官兵，真的很令人痛心！

手机用好是工具、是朋友，手机用不好则是炸弹、是死敌。要想把手机用成具有推动工作、增进感情、娱乐生活、掌握知识多重功能的贴身助手，大的讲，就是在恰当的地方、花恰当的时间、说恰当地话语、用恰当的功能，这个太笼统，那么小的讲，就是按法规制度用、按德行修为用。

先说按法规制度用。在一些单位、一些部门对手机的使用是有明确要求的，比如，有的场所就不能带手机进入，有的事情就不能在手机里说，有的公职人员必须24小时开机，有的工作必须使用保密手机，有的进口型号就不能使用，等等。这些要求看上去很生硬很死板，会让有些人觉得不舒服不自由，但作为一个过来人，我可以负责任地说，这些要求并不过分，这其中很多都有惨痛的教训。

部队最早配发的保密手机很土，功能极简单，只可以通话和发短信，内置一个保密模块，很像手机卡，插在卡槽里，如果悄悄取出来，保密手机就成摆设了。这种老款保密手机使用起来比较麻烦，首先是正常联通，然后通话发起方提醒说：“加密！”口令之后，双方同时按下“加密”按键，如此就进入了保密通话状态。再麻烦再繁琐，我也是按要求落实。反观个别领导干部，有的私自把保密模块取出来，有的通话过程中不按“加密”按键，还有的干脆就扔进抽屉不用，后来这其中就有一部分领导干部出事了。

作为公职人员在这个问题上要有一个清楚的认识，一个是不能抱有任何攀比的心理，不要动不动就说，某某单位都不这样要求，或者某某也没有落实啊！一个是不能抱有任何侥幸的心理，不要以为一次两次违规没有事，不要以为违规人多板子不会打到自己身上，常在河边走，怎能不湿鞋？这种事只要有一次降临到你的头上，就足以毁灭你的人生。所以说，按法规制度用手机，这是使用手机的底线，绝对不能有丝毫含糊。

再说按德行修为用。我记的有个处长，大个子，瘦身板，平时站得笔挺，显得很有精气神，但只要接打首长的电话，腰就弯成了虾米，口中是一连串的“是”“好的”，语速极快，那些“是”“好的”像炒豆子一样急速往外蹦，语调又极柔，仿佛大气也不敢出一口，语气则极为恭敬，近乎摇尾乞怜，极尽献媚之能事。这个处长很年轻，业务素质也不错，但最后没有用起来。

打电话是不见面的沟通交流，正因为不见面，你的语音、语速、语调都会给对方留下深刻印象，也会给对方以无限暇想。我们常说：说者无意，听者留神！打电话这种情况最多了，可以说是避无可避！毫不夸张地说，老到的人从电话也能感觉到一个人的人品官德！我曾经给我一个参谋说：“要挺直腰板给首长打电话，不要沾染机关一些坏风气！”。

我的一个老首长曾经说，看一个领导干部的素质有三个方面：毫无准备时的讲话、突发情况后的决断、复杂关系下的签字。这个毫无准备时的讲话，不就是接电话时的讲话吗？我们到底怎么通过手机讲话？打电话是主动的，而接电话是被动的，主动与被动相比，显然被动的难度更大。

我当参谋时，经常陪首长下部队，每次我们都提前赶到首长家楼下，看看时间差不多了，就给首长打一打电话：“首长，时间到了，您该下楼了！”不一会儿，首长就下楼了。可是某次，我陪一老参谋到了首长楼下，他给首长的电话是：“首长，时间到了，我们已经到您楼下了！”不一会儿，首长就下楼了。事后，我反复琢磨，这两句话意思一样，但境界却差得老远了。

事后，我和老参谋做了深入探讨，老参谋告诉我，我们和别人打电话，特别是和首长打电话，主要是讲明我该做什么？我已经做了什么？通过这些信息，把首长应该做的意思潜在地传递过去，而不能是要求首长做什么，如果这样就很生硬很别扭。

我在集团军作训处工作时，某天夜晚，我和处长正在研究一个问题，突然电话响了。处长接后，由于我就在旁边，军首长的声音也飘进了我的耳朵，“这么晚上了，你还没休息啊！”处长的答话我现在记忆犹新：“首长，大家都加班呢！”稍停顿后，那边说：“把夜餐给大家准备好！”多少年过去了，这句话还在耳边回响。这个处长很受大家尊敬，后来也得到了重用！

如果就打电话研究打电话是非常肤浅的，打电话的时间很短，一般公事电话也就在几十秒到几分钟之间，这短短的时间内反映了什么？至少两个方面，一个业务能力，一个是修养程度。换句话说，一个反映的是你的智商，一个反映的是你的情商。

从我的经历看，有三种情况不宜主动打电话（指手机），一个是酒精上头，一个是情绪失常时，一个是环境恶劣时。这三种情况下打电话，容易引发三种结局：一个是观点先入为主，一个是时间冗长拖沓，一个是语言枯燥无味。不论是从打电话，还是从接电话的人角度来考虑，这三种情况下的电话，又能谈出什么样的效果来？实践表明，不但没有效果，而且屡屡发生失言恶果！

以上三种情况，第一种最多，我也是不胜其扰。

我经常接到酒后打来的电话，也看到酒中拨出的电话，但都不留深刻印象，直接的感觉是逢场作戏。我的一位老首长说过：“喝酒了，就不要打电话，掏心窝子的话也让别人感到也是虚的！”我们公司老总更直接，如果他喝酒了，你给他电话，他上来首先表白：“喝酒了，如果是工作就明天说！”作为一名公职人员要引以为戒！

发短信是打电话的重要补充，也要引起足够的重视。编辑完短信，一定要认真检查，大的是检查逻辑和语法，小的是检查语句和字词，编辑短信不要偷懒，多费点时、多打点字，也要把语意表达完整。我的一个朋友闹过一出笑话：某次节日，他收到一条编辑的很有水平的祝福短信，于是他就在前面加了职务，群发出去了，刚发完就后悔了，群发对象职务是不同的，可惜不能撤回。我不知那些领导看了祝福短信会怎么想，这样的短信还真不如不发！

有手机自然要有铃声，铃声怎么设置也是个学问。某次，军区开一个重要会议，突然有手机铃声响起，寂静的会场内这个铃声格外清脆响亮，与会人员不约而同转向铃声来源地——一位大校。有铃声还罢了，问题是这个铃声是《爱江山更爱美人》，主席台上的军区首长长久地看着这位领导，空气仿佛凝固了。我的看法是要么不设歌曲铃声，要设也设一些符合个人身份、符合时代旋律的歌曲。

现在手机的功能都很强大，有些情况还要再说说：

①关于朋友圈，尽量不要发，发就发与工作有关、与爱好有关的高质量的东西，但是谨记：任何多的东西都不是精品；

②关于群聊，领导可以拉你，你不可以拉领导，就是领导把你拉进群聊，也不意味着你可以随心所欲地发言；

③关于语音和视频，这是私交之间的游戏，不要与严肃的公职行为混为一谈，与领导进行语音和视频，无异于自残行为；

④关于短信和微信，要客观陈述，不要添加个人感情，更不敢颐指气使，一旦截屏，极易给别人落下把柄，给工作带来被动；

⑤关于领导的号码和微信，有了别张扬，更不能泄露，没有也不要主动去要，如果有一天领导要主动给你，恭喜你，你的好日子马上到了。

作者为北京华如科技股份有限公司西安分公司副总经理，曾任旅、集团军、军区、总部机关作战（训练）部门参谋、处领导，并任装甲旅副旅长、防空旅副旅长兼参谋长。2016年退出现役。

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